Роман Воробьёв · проверено 19.10.2026

Учёт остатков FBS без 1С: свой склад, фулфилмент и маркетплейсы в одной таблице

Учёт остатков FBS без 1С держится на одном правиле: каждая физическая единица товара записана ровно в одном месте — на вашем складе, на конкретном фулфилменте или на складе площадки. Тогда хватает Google Таблицы с общим справочником артикулов. Остатки WB и Ozon в неё подтягиваются по API, файл кладовщика разбирает ИИ, а расхождения подсвечиваются сами. Таблица ломается не от количества SKU, а когда один и тот же товар числится в двух местах сразу.

Коротко

  • Двойной учёт возникает, когда одна единица товара выставлена на двух площадках или на двух складах продавца. WB и Ozon списывают остаток только у себя, поэтому одну вещь можно продать дважды.
  • На WB остатки FBS загружаются по складам: вручную или XLSX-шаблоном из двух колонок «Баркод» и «Количество». Покупатель видит изменения в течение 15 минут (справка WB).
  • На Ozon обновлённый остаток FBS появляется на витрине примерно через 20 минут, а при загрузке больше 500 единиц — до часа (база знаний Ozon).
  • Остатки ВБ по складам FBO показывает «Отчёт по остаткам на складе», но большинство складов России там сведены в один столбец «Склад WB РФ».
  • Остатки площадок таблица может забирать по API без 1С. ИИ закрывает ручную часть: читает файлы кладовщика и фулфилментов и пишет, где цифры не сходятся.

Откуда берётся двойной учёт остатков

Источников правды обычно четыре: свой склад (тетрадь, таблица, память кладовщика), один или несколько фулфилментов со своими системами, кабинет WB и кабинет Ozon. Каждый ведёт свою цифру, и ни один не знает про остальные.

Самая дорогая ошибка — общий физический запас, выставленный на нескольких площадках. У WB заказы приходят на каждый склад продавца в соответствии с остатками, которые вы для него указали (справка WB «Управление остатками по модели FBS»). Ozon резервирует товар под заказ и уменьшает остаток только в своём кабинете. Если 10 футболок висят и на WB, и на Ozon, а продали их на одной площадке, вторая продолжает их показывать, пока вы не обновите цифру.

Вторая ловушка — отмены и возвраты. По базе знаний Ozon: если покупатель отменил заказ до сборки, товар сам возвращается в доступные. Если после сборки — остаток не восстанавливается. Его нужно поднять руками, а если заказ уже передан перевозчику, то только после того, как товар вернётся на склад.

Как избежать двойного учёта остатков:

  1. Один справочник артикулов. У одного товара на WB и на Ozon должен быть один артикул продавца или хотя бы строка соответствия. Если на одной площадке «Футболка-черная-M», а на другой «футболка черн M», любая система посчитает их разными товарами.
  2. Одна единица живёт в одном месте. Либо делите физический запас между площадками, либо держите общий остаток FBS и обновляете его на всех площадках после каждого заказа. Второй вариант без автоматики не работает.
  3. Отдельный статус «в пути». Товар, который едет на фулфилмент или на склад площадки, не лежит ни там, ни там. Если не выделить его отдельно, он либо пропадёт из учёта, либо посчитается дважды.

Складской учёт для селлера в Google Таблице: из чего состоит

Для учёта остатков FBS без 1С хватит одной таблицы на несколько листов. Это рабочая схема, а не правило площадок.

Лист Что в нём Откуда данные
Справочник артикул продавца, баркод, артикул WB, артикул Ozon, себестоимость вручную один раз, потом только новые товары
Свой склад остаток по артикулу, дата пересчёта файл кладовщика или ручной ввод
Фулфилмент 1, 2… остаток по артикулу, дата выгрузки выгрузка от каждого ФФ
В пути что отправлено, куда, дата вручную при отгрузке
WB FBS / Ozon FBS что выставлено на ваших складах в кабинетах API или выгрузка из кабинета
WB FBO / Ozon FBO что лежит на складах площадок отчёты площадок или API
Сверка факт против выставленного, разница, дата последнего обновления формулы

На листе «Сверка» две проверки ловят большинство проблем:

  • Выставлено на площадках больше, чем лежит на своём складе. Это и есть риск продать одну единицу дважды. Строку красит условное форматирование.
  • Данные устарели. Рядом с каждым источником стоит дата обновления. Если файл кладовщика старше двух дней, сверка честно пишет «по старым данным».

С чего начать: соберите справочник и проведите одну инвентаризацию. Без неё таблица просто аккуратно перепишет старые ошибки.

Остатки на нескольких фулфилментах: как свести

У каждого фулфилмента своя система, свой формат выгрузки и своё время отсечки. Поэтому свести остатки на нескольких фулфилментах «на глаз» не выйдет. Что помогает:

  • Договоритесь о формате. Один файл в день, минимум три колонки: артикул продавца или баркод, количество, дата и время. Если ФФ присылает свои названия товаров, заведите в справочнике колонку соответствий.
  • Разделите «принято» и «в приёмке». Пока фулфилмент не разложил товар по местам хранения, он не принят. Держите его на листе «В пути». Так остатки между приёмкой и вашим учётом перестанут расходиться без причины.
  • Сверяйте отгрузки, а не только остатки. Сколько вы отправили на ФФ, сколько он принял, сколько отгрузил на площадку. Разница на любом шаге — повод написать фулфилменту в тот же день, а не через месяц.

Остатки ВБ по складам FBO: где смотреть

Основной инструмент — «Отчёт по остаткам на складе» в разделе «Аналитика». В нём есть столбцы:

  • «В пути до получателей» и «В пути возвраты на склад WB»;
  • «Всего находится на складах» — товары, разложенные на места хранения;
  • «Склад WB РФ», «Склад WB СГТ РФ» и «Склады за пределами РФ».

Отдельными столбцами WB показывает только несколько складов: «Электросталь», «Краснодар», «СПБ Шушары», «СЦ Симферополь (Молодежненское)», «Пенза», «Пенза СГТ», «Сарапул», «Волгоград», «Самара (Новосемейкино)» и «Тула». По справке остатки на этих складах не попадают в другие аналитические отчёты и в раздел «Товары». Отсюда вопрос, который в чатах задают снова и снова: «показывает только Склад WB РФ, а где по складам?» WB сам называет этот отчёт справочным и советует использовать его как вспомогательный материал.

Динамику по дням даёт отчёт «История остатков» («Аналитика → Аналитика остатков»). Данные в нём доступны за последние три месяца.

Перераспределение остатков между складами WB на октябрь 2026 года временно недоступно: по справке WB опцию нельзя подключить, поштучное перемещение тоже не работает. Планируйте поставки сразу на нужные склады. Как выбрать между схемами, разобрано в статье FBO или FBS на Вайлдберриз.

Как обновлять остатки FBS на WB и Ozon без 1С

Wildberries («Управление остатками по модели FBS»):

  • Раздел «Поставки и заказы → Управление остатками», остатки сгруппированы по вашим складам.
  • Загрузка вручную или через XLSX-шаблон из двух колонок, «Баркод» и «Количество». Шаблоном можно загрузить только количество больше нуля, обнулить товар — только вручную.
  • Если WB пишет «баркоды не найдены», поставьте в шаблоне числовой формат ячеек без нулей после запятой.
  • Выгрузка в Excel ограничена 25 000 строк. Если позиций больше, WB отправляет к API.
  • По каждому товару можно скачать историю изменений остатков за последние 3 месяца, но не раньше 30.04.2026. В файле видно событие (заказ, загрузка, правка через API), время, пользователя и остаток после события. Это лучший способ найти, кто и когда сбил цифру.

Ozon («Управление остатками на FBS»):

  • Остатки задаются по каждому складу: вручную, шаблоном Excel, отчётом об остатках вместо шаблона или по API.
  • API Ozon советует продавцам, у которых много складов, больше 50 видов товаров и для которых важна скорость обновления.
  • Обновлять остатки через фид Ozon не рекомендует: загрузка может идти долго.
  • Ozon считает средний оборот товара на складе за две недели. Когда остаётся меньше 15% от него, приходит уведомление в кабинет и на почту.
  • История обновлений и ошибок загрузки хранится 14 дней.

Подробнее о том, как устроен FBS у Ozon, — в статье FBS Озон: схема, комиссия и сроки.

Что спрашивают селлеры в чатах про остатки

Мы читаем больше 200 Telegram-чатов селлеров WB и Ozon. С 22 сентября по 18 октября 2026 года там задали 402 разных вопроса, в которых упоминаются остатки. Больше всего — про маркировку (47) и сгоревшие склады (35). 28 вопросов — про то, как обнулить остатки, в том числе из-за задержки выплат или закрытия кабинета. Про то, как свести учёт (свой склад, несколько кабинетов, фулфилменты, таблица против 1С), спросили около десяти раз. Примерно столько же — где посмотреть остатки WB по складам FBO.

Вопросов немного, но болит сильно:

  1. Свой склад в тетради. «Свой склад ведём в тетради и гугл-таблице, по FBS около 800 SKU, где что лежит, помнит кладовщик. Инвентаризация третий раз не сходится». Похожая история: кладовщик присылает остатки файлом раз в пару дней, и к закупке цифры уже неверные.
  2. Одна единица продана дважды. «Второй раз за месяц продали одну и ту же единицу дважды: остаток обновили в одном кабинете, во втором забыли. Гугл-таблицы уже не тянут FBS».
  3. Несколько фулфилментов. «У каждого ФФ своя система, плюс кабинеты площадок, остатки между приёмкой и нашим учётом расходятся».
  4. Много кабинетов. Шесть кабинетов на трёх площадках и свой сайт. Перед каждой закупкой остатки и продажи сводят в одну таблицу руками, на это уходит полдня.

Что советуют в ответах: вести одну систему для всех складов и площадок, отдельно учитывать товар в приёмке и в перемещении, перед подключением любой учётной системы сверить артикулы продавца на WB и Ozon построчно. Часть ответов — реклама конкретных сервисов учёта. Их мы не называем, потому что не проверяли.

Где помогает ИИ и автоматизация

Автоматика здесь убирает три ручные операции: забрать остатки из кабинетов, разобрать чужие файлы и найти расхождения.

  • Остатки площадок по API. API — это канал, по которому таблица или программа сама забирает данные из кабинета без ручной выгрузки. У WB для остатков на своих складах нужна категория токена «Маркетплейс», для отчётов по остаткам на складах WB — «Аналитика» (категории данных WB API). У Ozon остатки FBS обновляются методом API с идентификатором товара и количеством на конкретном складе. Как получить ключи и что ещё можно автоматизировать, мы разбирали в статье API Озон и WB для селлера.
  • ИИ читает файл кладовщика. Файлы от кладовщика и фулфилментов редко приходят в одном формате: свои названия товаров, объединённые ячейки, фото листа. Нейросеть приводит такой файл к справочнику, то есть к артикулу и количеству, и отдельно перечисляет строки, которые не узнала. Решение по этим строкам принимает человек.
  • Расхождения подсвечиваются сами. После загрузки агент сравнивает факт с тем, что выставлено на площадках, и присылает в Telegram короткий список: где выставлено больше, чем есть, где данные старше двух дней, что зависло «в пути». ИИ-агент — это программа на нейросети, которая сама выполняет шаги по инструкции. Я собираю таких агентов на Claude и подключаю ИИ к кабинету Ozon через API. Для начала агенту хватает токена только на чтение.
  • Чего ИИ не сделает. Он не пересчитает коробки на полке. Если инвентаризации не было, автоматика будет быстро сверять неверные цифры. И не давайте права на запись в остатки сервису, которому не доверяете: WB в справке пишет, что остатки могут сами обнуляться и проставляться из-за сторонних расширений, и советует удалить API-токены и отключить парсеры.

Когда таблицы уже мало

Таблица с API и ИИ-сверкой закрывает учёт остатков FBS без 1С, пока товар просто лежит и продаётся. Подумать об учётной системе (1С, МойСклад или аналоги) стоит, когда появляются:

  • производство или комплекты, то есть списание сырья и сборка наборов;
  • адресное хранение со сканером и ячейками;
  • несколько юрлиц с передачей товара между ними и документы для бухгалтерии.

Частые вопросы

Как вести свой склад, если 1С нет? Google Таблица со справочником артикулов, листами по каждому складу и листом сверки. Остатки площадок подтягиваются по API, файл кладовщика загружается раз в день. Начните с одной полной инвентаризации.

Как не продать один товар дважды на WB и Ozon? Либо разделите физический запас между площадками, либо держите общий остаток и обновляйте его на обеих площадках после каждого заказа. Второе без автоматического обновления по API не работает.

Где на ВБ смотреть остатки по складам FBO, если видно только «Склад WB РФ»? В «Отчёте по остаткам на складе» склады России в основном сведены в один столбец. Отдельно WB показывает только перечисленные в справке склады. Динамика по дням за три месяца есть в отчёте «История остатков».

Почему остатки на WB обнуляются сами? По справке WB так бывает из-за установленных сторонних расширений. WB советует удалить API-токены в настройках кабинета и отключить расширения-парсеры. Проверьте историю изменений остатков по товару: там видно, было ли изменение через API, а для правок в кабинете — какой пользователь их внёс.

Через сколько обновлённый остаток видят покупатели? На WB — в течение 15 минут после загрузки. На Ozon — обычно около 20 минут, а если загрузить больше 500 единиц сразу, до часа.

Что делать с остатком на Ozon, если заказ отменили после сборки? Ozon не вернёт его в доступные сам. Если заказ ещё не передан в доставку, обновите остаток сразу. Если уже у перевозчика, дождитесь возврата на склад и потом обновите.

Об авторе

Я Роман Воробьёв, 8 лет продаю на Wildberries и Ozon, собираю ИИ-агентов на Claude и подключаю ИИ к кабинету Ozon через API. Сведение остатков и автоматическую сверку разбираем в клубе селлеров «СИИстема» (aiseller.space/siistema). С нуля — вводный курс «ИИ для селлеров» (aiseller.space/kurs).

Читайте также

Источники

Дата проверки всех ссылок — 19.10.2026.